Mes tâches durant le stage

Mes tâches pendant ma période de stage ont été variées. Pendant cette période, la standardiste était absente, j'ai donc avec l'aide de l'assistante effectué certaines tâches de cette personne:


- affranchissement du courrier
- ouverture du courrier
- le standard
- enregistrement sur excel des frais de transport qui serviront pour des statistiques de performance.


Puis des tâches que m'a confié l'assistante:


- l'organisation et la préparation d'une réunion concernant la sécurité afin de sensibilisé le personnel et d'améliorer les performances dans cette catégorie.


J'ai donc comparé des devis pour des tee-shirts personnalisés, que j'ai fait valider par le manager puis il a accepté le BAT proposé par le fournisseur qui garantie la commande. Les tee-shirts seront sérigraphies côté coeur par le logo de la société puis au dos par une phrase: "la sécurité c'est ma priorité".
A la réception des tee-shirts, j'ai trié les tee-shirts par taille que j'ai inséré dans des sac Corenso France puis j'ai fais des étiquettes pour chaque salariés classé par ordre alphabétique.


J'ai également comparé des devis pour des urnes qui serviront à constater un risque potentiel et donc cela favorisera les conditions de travail du personnel. Nous avons préparer une fiche d'observation et des étiquettes avec un slogan précis qui sera collé sur les urnes: "J'observe! , J'informe!, Je protège!"


L'animatrice de la sécurité et moi même avons ressencé des posters de sécurité qui seront placés dans l'entreprise à des postes précis, toujours pour sensibiliser le personnel.
Puis nous avons recensé les formations obligatoires pour les salariés et avons établis le planning des formations sécurité pour l'année 2012.
Les formations obligatoires sont obligatoires si la personne ne la pas faite ou bien depuis quelques années.
Pour l'année 2012, les formations obligatoires sont :
- SST : sauveteur secouriste du travail
- EPI: équipement de protection individuel
- Chariot: CASES certificat aptitude de la conduite en sécurité
-Incendie

Toujours dans le domaine de la formation, j'ai travaillé avec l'assistante du personnel sur la recherche d'organismes à proximité de l'usine pour un collaborateur afin qu'il puisse avoir une formation en anglais.

Mais également une maquette A3 avec un slogan que le personnel signera afin de le fidéliser à la sécurité. Et cette maquette sera ensuite transformée en une toile pour ainsi l'afficher à l'entrée de l'entreprise et montrer son engagement.


J'ai réservé une salle des fêtes pour la réunion; et distribué les invitations à tous les salariés grâce à un publipostage.


- La préparation des enveloppes pour insérer le calendrier de l'année 2012 et les fiches de paies. J'ai donc fait un publipostage avec le nom et l'adresse du personnel que j'ai imprimé sur les étiquettes autocollantes, que j'ai collées pour l'envoie des enveloppes au domicile des salariés.

L'avant dernier jour , mon travail était de ressencé le stock des fournitures de bureau afin de faire un tableau qui permettra grâce à une transmission de ce document par l'Intranet de l'usine, de constater les fournitures qui ont été prises et de savoir gérer le stock afin d'avoir toujours du matériel. Puis à la suite du tableau j'ai créé un formulaire de demande de fournitures qui sera lui aussi transmis sur l'Intranet.

Et pour finir, en collaboration avec l'Assistante de Direction, nous avons organisé l'arrivée de commerciales du groupe à CORENSO France. Nous avons tout d'abord communiqué par mail pour savoir leurs heures d'arrivées à l'aéroport de Bordeaux, ensuite nous avons réservé un hôtel et les repas dans des restaurants, et un programme qui explique en détail leur voyage,que nous leur avons envoyé également.

Ce stage qui fut très intéressant  et enrichissant avec des tâches variées, m'a permis de mieux comprendre le travail de l'Assistante de Direction.